بنا به اعلام مسؤل باشگاه پژوهشگران جوان دانشگاه‌ آزاد اسلامي قاينات و دبير علمي و اجرايي همايش ملي زرشك و زعفران، در جلسه مورخه 7 خرداد با حضور مدير كل همايشهاي ملي، مدير كل امور مالي و نماينده تام الاختيار دانشگاه آزاد اسلامي تفاهم نامه برگزاري همايش ملي زعفران و زرشك در واحد قاينات به امضا رسيد و همچنين مقرر گرديد كليه مراحل ثبت نام از طريق سايت دانشگاه و ايميل باشگاه پژوهشگران صورت گيرد. همچنين برخي از واحدهاي منطقه 9 دانشگاه آزاد اسلامي نيز اعلام همكاري نموده اند. در اين جلسه نماينده تام الاختيار باشگاه پژوهشگران  و همكارانشان از توانمنديها و امكانات واحد قاينات رضايت كامل را ابراز داشته و مقرر شد جلسات به طور مرتب برگزار و نتايج به باشگاه پژوهشگران در تهران ارسال گردد.